Stoov handelt op basis van integriteit, verantwoordelijkheid en respect, voor mensen en voor de planeet. We geloven dat open communicatie vertrouwen versterkt. Daarom bieden we iedereen die met ons bedrijf verbonden is een veilige en toegankelijke manier om zorgen te melden.
Dit grievance mechanism is bedoeld voor medewerkers, leveranciers, klanten, partners en omwonenden die een melding willen doen over onze sociale, ecologische, ethische of bestuurlijke werkwijze.
Voor productvragen of -klachten, zoals vragen over kwaliteit, gebruik of commerciële zaken (waaronder bestellingen, retourzendingen of prijzen), verwijzen we naar onze klantenservice. Dit valt buiten de scope van dit mechanisme en wordt daar beter en sneller afgehandeld.
Jouw feedback helpt ons problemen te signaleren, te blijven verbeteren en onze verantwoordelijkheid als bedrijf waar te maken.
Wat kun je melden?
Meldingen kunnen onder andere gaan over:
- Mensenrechtenkwesties
- Arbeidsomstandigheden of werkomgeving
- Discriminatie, intimidatie of grensoverschrijdend gedrag
- Milieu-impact of duurzaamheidsvraagstukken
- Ethisch wangedrag, corruptie of belangenverstrengeling
- Veiligheid of welzijn
- Schendingen van bedrijfsbeleid of onze waarden
- Impact op de gemeenschap of stakeholders
Twijfel je of jouw melding past? Dien hem in. Wij beoordelen altijd of en hoe we hem kunnen behandelen.
Een melding doen
Er zijn twee manieren om een melding in te dienen:
- Per e-mail
Stuur ons een bericht via grievances@stoov.com.
Let op: een melding per e-mail is niet anoniem, omdat jouw e-mailadres voor ons zichtbaar is. - Via het formulier
Via het formulier kun je een melding anoniem indienen of je contactgegevens meesturen. Beide opties worden strikt vertrouwelijk behandeld.
Kies de optie waarbij jij je het prettigst voelt. Elke melding wordt zorgvuldig beoordeeld en met integriteit en respect behandeld.
Hoe het proces werkt
- Dien je melding in via het formulier (anoniem indienen is mogelijk).
- Je melding komt vertrouwelijk binnen bij ons aangewezen interne team.
- Als je contactgegevens hebt achtergelaten, nemen we mogelijk contact met je op voor aanvullende informatie.
- De melding wordt onpartijdig en objectief onderzocht.
- We streven ernaar binnen de onderstaande termijnen een uitkomst te geven.
Anoniem melden
Je kunt ervoor kiezen je melding anoniem in te dienen. Houd dan rekening met het volgende:
- We nemen de melding even serieus als elke andere inzending en onderzoeken hem zorgvuldig.
- We kunnen echter geen contact met je opnemen voor verduidelijking of om je op de hoogte te stellen van de uitkomst.
- Je ontvangt geen updates, en de afhandeling kan beperkt zijn als cruciale informatie ontbreekt.
We moedigen anonieme meldingen aan wanneer veiligheid of comfort dat vereist. Waar mogelijk helpen contactgegevens ons een melding effectiever op te lossen.
Vertrouwelijkheid en bescherming tegen represailles
Stoov staat geen enkele vorm van vergelding toe jegens iemand die te goeder trouw een melding doet.
Alle informatie wordt vertrouwelijk behandeld, veilig opgeslagen en alleen ingezien door bevoegde teamleden.
Als je persoonsgegevens verstrekt, zoals naam of contactgegevens, worden deze verwerkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en uitsluitend gebruikt voor de behandeling van jouw melding.
Indicatieve termijnen
- Ontvangstbevestiging: binnen 5 dagen
- Onderzoek: doorgaans binnen 30 dagen, afhankelijk van de complexiteit
- Afhandeling: binnen 90 dagen, met tussentijdse communicatie als meer tijd nodig is
Als meer tijd nodig is, laten we dat weten, tenzij de melding anoniem is ingediend.